Rechtsverbindliche E-Mails an die Gemeinde Grefrath

Die Nutzung von E-Mail im täglichen Leben ist ein selbstverständliches Instrumentarium geworden. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere zeitliche Unabhängigkeit auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Der Bürger kann auch nach den offziellen Öffnungszeiten Kontakt zu uns aufnehmen.

Mit der Gemeinde Grefrath kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Mit Ausnahme der Bauhofmitarbeiter/-innen sind alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinne der Gemeindeverwaltung über E-Mail direkt erreichbar.

Neu ist ab sofort, dass auch rechtsverbindliche E-Mails über die zentrale E Mail-Adresse

vps@grefrath.de

an die Gemeinde gesandt werden können. Die Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Gemeinde Grefrath eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Des weiteren können die Nachrichten an die Gemeindeverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat die Gemeinde Grefrath eine Virtuelle Poststelle, kurz: VPS, eingerichtet.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126 a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Gemeinde Grefrath für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Gemeindeverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) der Gemeinde Grefrath elektronisch an die Gemeindeverwaltung gesandt werden. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 30 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Gemeinde Grefrath unterstützt:

• S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht am Ende der Seite zum Herunterladen bereit.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Gemeindeverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Die Gemeinde Grefrath kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

• Bundesnotarkammer
• Deutsche Telekomm AG
• DGN Deutsches Gesundheitsnetz Service GmbH
• D-Trust GmbH
• medisign GmbH

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Gemeindeverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

• Adobe Acrobat (.pdf)
• Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Gemeindeverwaltung zulässig.

Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann zum Beispiel durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Gemeinde Grefrath und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden oder Institutionen.