Ein Haus für alle, ein Saal für alle, ein Platz für alle, ein Ort für alle – das neue Rathaus in Grefrath soll ein Rat- und Bürgerhaus für alle werden. So wird der neue Rats- und Bürgersaal mit Eingangsbereich samt Empfangstresen und Garderobe, Trinkwasserspender und der Möglichkeit eine mobile Zapftheke anzuschließen wie auch die am Saal gelegene Küche, die öffentlichen WCs und das Stuhllager abtrennbar sein, damit Vereine und Kulturtreibende den Saal auch außerhalb der Öffnungszeiten und am Wochenende nutzen können. Zum einen wird so nicht ein neuer Raum gebaut, der lediglich ein bis zwei Mal in der Woche in den Abendstunden politischen Gremiensitzungen dient, in der übrigen Zeit aber leer steht (Nachhaltigkeit, Ressourcen schonen), sondern ein lebendiger, offener Ort, in dem Ausstellungen, Konzerte, Theateraufführungen, Karnevalssitzungen oder Vereinsversammlungen und auch Chorproben stattfinden können. Dafür wird der neue Saal entsprechend medientechnisch ausgestattet werden.

Die Gemeinde Grefrath verfügt über zahlreiche Vereine und ein sehr aktives Vereinsleben und traditionsreiches Brauchtum. Die Vereine und ehrenamtlich engagierten Bürgerinnen und Bürger werden seitens der Gemeindeverwaltung so gut wie möglich unterstützt, denn sie leisten wichtige Arbeit für die Dorfgemeinschaft und für das Gemeinwohl. In den vergangenen ca. drei Jahren haben die letzten beiden Gastwirtschaften mit frei verfügbaren Sälen mittlerer Größenordnung in Grefrath geschlossen, sodass für Proben der Musikvereine und Trommlercorps oder traditionsreiche Veranstaltung wie zum Beispiel Schweineblut, Martinsball oder Frauenkarneval kaum noch adäquate Räume zur Verfügung stehen. Mit der Albert-Mooren-Halle in Oedt verfügt die Gemeinde zwar über eine Veranstaltungshalle, der Saal ist aber für die vorgenannten Nutzungen viel zu groß. Und der bisherige Ratssaal im Rathaus Oedt ist sehr klein, nicht autark nutzbar und vor allem nicht barrierefrei zugänglich.

Mit dem direkt an den Rats- und Bürgersaal sowie an den neuen Rathaus-Haupteingang mit dahinterliegendem Bürgerservice anschließenden und über große Öffnungen verbundenen neu ausgebildeten Rathausplatz, wird ein Dorfplatz, ein Mittelpunkt, ein Treffpunkt für alle geschaffen – ein multifunktioneller, barrierefreier und einladender Saal und Platz für alle. Der neue Rathausplatz wird mit vielen Sitzbänken, einem Spielgerät, Fahrradständern und viel Grün ausgestattet werden. Das Parken direkt vorm Eingang wird zukünftig nicht mehr möglich sein. Zentral auf dem Vorplatz vorm Saal wird es eine im Boden eingelassene Hülse für einen Weihnachtsbaum oder auch Prunk-baum geben sowie Außensteckdosen und Wasseranschluss. Der Platz mit dem zukünftig nicht mehr getrennten Gehweg, dem nicht mehr daran angrenzenden Parkstreifen und der nicht mehr überbreiten asphaltierten Straße wird qualitätsvollen Raum für den Familienaktionstag, an dem sich viele Grefrather Vereine und Institutionen beteiligen, für den Tag der offenen Tür der Freiwilligen Feuerwehr, einen wiederbelebten Rathaussturm an Weiberfastnacht, einem möglichen Prunkbaumsetzen sowie Antreten der Schützen wie auch dem St. Martinszug bieten.
Zum neu gestalteten Rathausplatz gehören weitere Freiflächen, die die neue kommunale Insel abrunden. Im rückwärtigen Rathausbereich am Saal gelegen wird es ein „grünes Arbeitszimmer“ mit fest installiertem Mobiliar für Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter, Politik und auch die Nutzerinnen und Nutzer des Saals geben. Auch hier befinden sich großzügige Türöffnungen, die den Saal so von vorne bis hinten durchlässig machen. Die gegenüber dem Rathaus liegende Grünfläche mit schönem Baumbestand wird der neue Rathauspark, in dem die Wegeführung angepasst wird. Entlang des Weges soll Stelen installiert werden, die ortsnahe oder heimatverbundene Künstlerinnen und Künstlern abwechselnd mit Skulpturen bespielen können. Mittendrin wird ein „Hochzeitsgarten“ sein mit fest installierten Sitzgelegenheiten und Stehtischen, der es Hochzeitsgesellschaften ermöglicht, einen Empfang zu geben oder Fotos zu machen.
Die neu gestalteten Freiflächen rund um das neue Grefrather Rathaus schaffen so einen gesellschaftlichen, sozialen und kulturellen Mehrwert, ein neues Angebot, von welchem sich die Gemeinde positive und nachhaltige Wirkung/Impulse auf die Dorfgemeinschaft erhofft.